Primavera P6 EPPM CIS, MCPS, MCNPS, MCTS,
бизнес-тренер PM Expert

Приводим выдержки из его интервью для корпоративной газеты клиента.

«За 16 часов тренинга постарался дать не только навыки работы в MS Project, но и показать практические приёмы, которые используют наши планировщики, работая с очень большими графиками. Надеюсь, что мне удалось донести мысль, что даже, если в ближайшее время не предвидится Project Server, из графиков отдельных проектов можно начать выстраивать целую информационную систему управления проектами, способную решить гораздо больше задач, чем отдельный график.
Участники тренинга очень порадовали. Никто не опаздывал, старались, вопросы задавали активно. Иногда, бывает, на тренингах высокое начальство властно обозревает сотрудников, те робеют, лишний вопрос боятся задать. Здесь было не так. Если сотрудник застревал на какой-то задаче, он честно об этом сообщал. Вопросы были по делу. За некоторые я бы премию выписывал:) Чувствовалось, что слушатель не просто изучает материал, а сразу пытается применить его к своим задачам.

Те, кто учился, надеюсь, запомнят одну из главных идей курса «Проекты никогда не идут по графику». Мало грамотно составить и утвердить график работ. Его нужно регулярно актуализировать, вовремя увидеть, как график начал «вопить», что прогнозируется срыв сроков. Уметь читать, как MS Project подсказывает что делать, чтобы исправить проблему.  Как только все графики актуальных проектов будут сопровождаться в едином качестве, тут же откроются возможности и общей балансировки ресурсов и сводной отчётности для руководства и много чего ещё. Это и называют живой информационной системой управления проектами. И, кстати, не так уж важно, какое ПО у Вас используется - MS Project, 1С, Oracle Primavera или просто бумага.

Однако, случается, система управления проектами не приживается в компании. Про это консультанты не любят распространяться. Ну спросите своего стоматолога о его неудачном опыте.. Бывали случаи, когда моя команда и сервер развернёт, и интегрирует с внешними системами, и планировщиков научит, и нормативную документацию напишет, а через пару месяцев смотришь - половины актуальных проектов в системе нет, часть проектов непонятно откуда, те что есть, вовремя не обновляются и не отражают актуальное состояние и в них ничего не понять. Руководство теряет интерес к сводке проектов, руководители проектов перестают обновлять графики и всё возвращается к любимому интуитивному управлению.

Как правильно построить систему, чтобы прижилась? Вопрос непростой. Про это сериал можно снять. У процесса обязательно должен быть ответственный. Желательна рабочая группа для согласования ключевых вопросов. Хотя бы частичная поддержка высшего руководства. И будьте готовы к сопротивлению. Прозрачность – палка о двух концах.
Важно понимать, как будет развиваться система. Какие проекты охватит, какие задачи будет решать. Кто будет пользоваться системой, сколько времени у кого система будет занимать. Напишите требования к графику – состав контрольных точек, требования к структуре работ, степени детализации, требования к управлению базовыми планами, вводу факта. Потрудитесь пояснить эти требования всем планировщикам и убедите их, что это не просто очередной нормативный документ, а на основе этих «правил игры» ведущим специалистом будут формироваться замечания. А если они не будут исправлены, руководство увидит, что надлежащий график не предоставлен.

Являюсь противником директивного подхода сверху при внедрении. Хуже нет, когда сотруднику объявляют радостную весть – «Василий, помимо своих основных обязанностей, ты теперь ещё будешь заполнять данные вот в эту систему, а раз в неделю будешь составлять ещё вот такой отчёт. Зачем заполнять данные, кому нужен отчёт, тебя не касается».
Постарайтесь обустроить систему так, чтобы она была понятна и полезна на всех уровнях. От исполнителя до руководителя проектов, программ и топ-менеджмента. Это не просто, но, если, например, линейные руководители увидят, что решают кучу своих проблем, анализируя и планируя загрузку своих сотрудников в системе, они не только будут тщательно обновлять ресурсную модель, но ещё и своих предложений накидают. Не будет довольных пользователей, «на штыках» долго не усидите.
Даже дом даёт усадку. Система управления проектами также не должна быть заскорузлой. Обязательно через несколько месяцев нужно подкорректировать шаблоны, формы отчётов пересмотреть требования к проектам, другую нормативную документацию. Возможно, расширить рамки планирования, подключить новых заинтересованных лиц.

Чем мы можем помочь? Научим методологии и работе в ПО, проверим знания и сертифицируем РП, планировщиков. Настроим сервера, сделаем нужные доработки, отчёты, нормативную документацию. Проведем аудит и осуществим поддержку КСУП.
В общем, дорогу осилит идущий. Мне почему-то кажется, что у вас всё получится»